Uma das maiores preocupações na hora de organizar um evento corporativo é o investimento que deve ser feito para conquistar seu objetivo. Seja uma pequena confraternização, uma palestra ou uma grande conferência, é preciso buscar alternativas que ajudem a reduzir os custos sem deixar de lado a qualidade.
Destacamos algumas dicas que podem te ajudar a alcançar sucesso do seu evento corporativo com o melhor custo benefício.
Planejamento
Parece óbvio, mas antes de começar a fechar contratos, convidar pessoas, escolher o local, é fundamental definir qual o foco do seu evento. Seu evento é um workshop, palestra, confraternização? Quanto tempo terá seu evento? Quantos convidados? Quem são os participantes do evento? A falta de direcionamento pode ser um fator determinante nos gastos.
Se quiser saber mais sobre planejamento, confira nosso guia de Como Organizar Eventos Corporativos de Sucesso.
Escolha do Local
Quem já possui um espaço próprio, está na frente quando o assunto é reduzir os custos de um evento corporativo, mas essa não é a realidade de todos então é importante atentar para alguns pontos:
– O local adequado para o porte do seu evento?
– Tem acesso fácil para seu público?
– O contrato do local oferece outros serviços incluídos? (Concentrar mais serviços pode te ajudar no controle e maiores chances de negociação).
É possível economizar fazendo a contratação do local com antecedência e lembrando que em alguns meses do ano o aluguel pode variar de preço.
Negociação
Mesmo que seus gastos com o evento estejam dentro do orçamento definido é muito interessante que você consiga negociar o máximo possível e escolher as melhores opções.
Uma maneira é buscar fornecedores e parceiros a longo prazo oferecendo uma vantagem mútua a todos os interessados.
Tecnologia
Uso de recursos tecnológicos podem não só te fazer economizar tempo, mas também te faz economizar dinheiro. Existem diversas ferramentas grátis que podem facilitar sua vida automatizando processos e te dando suporte na tomada de decisões. Procure por aplicativos e programas específicos sobre organização de eventos. A tecnologia deve estar presente em todas as partes do processo, desde o momento do planejamento até o pós-evento.
Redes Sociais
Você conhece onde seu público está virtualmente? Se a resposta for sim, vale a pena apostar na divulgação do seu evento através das redes, como fotos, vídeos, textos e uma infinidade de ferramentas. Destacamos entre elas a possibilidade de transmitir seu evento ao vivo de forma gratuita.
As redes sociais oferecem um fácil acesso com seu público, assim é possível interagir e até engajar de forma gratuita, mas caso sinta a necessidade, pode encontrar planos de divulgação com um ótimo custo benefício adequado ao porte de seu evento.
Registre tudo!
Anote e guarde os seus gastos em tabelas ou em uma plataforma de gestão, esses registros serão um informativo sobre seus atos financeiros, ter acesso à eles na próxima vez em que for organizar um evento, te dará um panorama mais claro de seus gastos e onde ainda cabe melhorias, para que cada vez mais consiga um ótimo resultado na equação economia x efetividade
A busca pelo melhor custo benefício é vital para a sobrevivência de qualquer negócio, entretanto não podemos negligenciar a qualidade das ações da sua organização.
