Um evento corporativo sintetizado que convida a uma participação ativa do público através atividades práticas acerca de um determinado conteúdo, os workshops propõe uma abordagem mais dinâmica focada na produtividade.
Preparamos um material voltado a entender o que é um workshop e dicas de como organizar esse evento.
O que é workshop?
O Workshop é um tipo de evento que reúne pessoas com o interesse em comum sobre determinado assunto.
Além da troca de informações, em um workshop geralmente é proposto que o público participe de forma operante, ou seja, as técnicas apresentadas são aplicadas na prática.
Por possuir um viés mais funcional, em alguns workshops pode ser necessário que os participantes possuam um conhecimento prévio sobre a teoria do tema abordado
Um workshop pode ser confundido com um curso, mas existem características que os diferenciam.
Workshops costumam ser de curta duração, muitas vezes pode ser ministrado em poucas horas, além disso, ele propõe atividades práticas relacionadas ao tema escolhido.
Os cursos normalmente têm duração mais longa, de semanas a meses, apesar de também usar atividades práticas é comum que abordem o tema de forma mais teórica.
Como organizar
Existem muitas variáveis no momento de planejar um workshop. Qual o seu público? Qual o tema abordado? Como vai divulgar seu evento? Onde? Quando? Quanto?
Escolha do Tema
O ponto de partida para um bom planejamento de workshop é o tema. O assunto que será abordado, dará as diretrizes para outras fases da produção do evento.
É o momento de muita pesquisa, vale a pena ver outras oficinas com temas parecidos, ter atenção em quais são os possíveis palestrantes e claro, entender se o tema é realmente relevante para o público.
Um tema pode ser abordado de maneira mais genérica ou mais específico, voltado para quem já conhece sobre o assunto ou quem ainda é inexperiente.
Público Alvo
É imprescindível conhecer seu público, afinal você só poderá suprir as necessidades de alguém se o conhecer. A linguagem, forma de abordagem, propaganda e até mesmo espaço físico do workshop estão diretamente ligadas ao tipo de audiência que pretende atrair.
Informações como faixa de idade, se o evento é voltado predominantemente para o gênero feminino/masculino ou ambos, qual região elas habitam, faixa salarial, etc. Estes são apenas exemplos, busque por informações que possam ser utilizadas no planejamento e produção do evento.
Data, local, horário e valores
É hora de materializar o evento definindo a hora, local e data.
Na hora de estabelecer o dia de realização, fique atento à feriados e datas comemorativas para que não corra o risco de perder potenciais participantes que possam estar viajando.
O tipo público alvo é importante para pensar nas datas e também nos valores cobrado no workshop. Por exemplo, se o público predominante tiver uma uma faixa salarial baixa, não é coerente que os valores do workshop sejam altos. Se maioria dos possíveis participantes moram em Belo Horizonte, não é viável que o workshop aconteça em São Paulo. Mesmo que você não esteja na cidade desejada, considere a viabilidade do deslocamento da sua equipe!
O tipo de espaço físico onde o workshop será realizado também conta muito para o desenrolar do evento. Considere o que combina mais com o tipo de evento proposto: auditório, sala de aula, espaço ao ar livre, salão de festas… Sempre pensando no conforto e desenvoltura dos participantes.
Na hora de pensar os valores cobrados, é importante ter em mente todos os custos, e a locação de um espaço é uma delas!
Atrações, palestrantes
É preciso definir com cautela quem são os palestrantes, participantes e professores do seu evento. Muita atenção nesse quesito, profissionais especialistas que são conhecidos por seu know-how how, conseguem atrair um bom público, além de garantir a qualidade na informação passada aos alunos.
Outra dica importante neste tópico é convidar os palestrantes com maior antecedência possível para reservar a data, caso ele não possa na data prevista, é possível mudar ou convidar outro palestrante.
É dever do organizador atender às necessidades dos palestrantes e mediadores durante o evento, desde hospedagem, alimentação, materiais usados, etc.
Divulgar o workshop
Você precisa fazer seu evento chegar até seu público. Para isso é preciso divulgá-lo.
Sempre se pergunte onde estão as pessoas que são possíveis interessados. É preciso fazer material impresso ou somente virtual? É possível divulgar nas redes sociais, se sim qual a mais adequada para seu projeto?
Cada rede social possui um contexto diferente, aplicado a cada público. O Linkedin e o Instagram, por exemplo, têm dinâmicas diferentes. Apesar das pessoas presentes nessas mídias até poderem ser as mesmas, elas estão com objetivos distintos em cada plataforma.
Existem maneiras alternativas e eficazes de divulgar seu evento com economia. Já falamos por aqui sobre as dicas para reduzir custos em eventos sem comprometer a qualidade.
Cronograma
Um cronograma não precisa ser formatado dentro de uma rigidez uma vez que sempre podem acontecer contratempos, mas é necessário ter uma base para delimitar o acontecimento das atividades e as pausas para descanso e alimentação
- Credenciamento
- Apresentação
- Café
- Palestra 1
- Atividades
- Palestra 2
- Coffee Break
Emitir certificado
Já falamos aqui no blog sobre como criar certificados é uma vantagem considerável para os participantes, afinal, eles são o comprovante que participaram de um evento educativo.
É possível fazer o teste gratuito da ferramenta . Um sistema de gestão de cursos onde é possível emitir certificados, inscrição dos alunos, disparo de e-mails e SMS entre outras inúmeras tarefas.
Depois do workshop
Isso mesmo, o trabalho não acaba com o encerramento do workshop. A primeira dica aqui é registrar o máximo de informações reunidas ao longo da vivência. Você pode usar materiais como fotos, depoimentos, vídeos e interações nas redes sociais.
Se você pretende fazer outros workshops, ter materiais documentados é ótimo para mostrar ao público que tem experiência na organização de eventos.
