As atividades envolvidas na administração de uma instituição de ensino podem ser otimizadas com algumas estratégias e atitudes que só dependem de você. O uso de um sistema de gestão de cursos é uma ferramenta excelente para promover a efetividade e integração na sua empresa.
No post de hoje vamos mostrar os motivos que irão te levar a querer usar esse tipo de serviço. Plataformas como esta são muito completas e podem fazer a diferença na sua empresa, quer ver? Acompanhe com a gente!
Controle de inscrições
A cada turma nova que é aberta para um curso o dilema é o mesmo: organizar as inscrições dos alunos. São diversos dados acumulados, se você for deixar eles separados e utilizar métodos analógicos a confusão vai ser das grandes. Um emaranhado de papéis não vai te ajudar a ordenar essas informações. Você precisa de uma método mais eficiente.
Um sistema de gestão de cursos pode te ajudar a alcançar melhores resultados, aprimorando seu banco de dados e seu processo de inscrições. Ele possui algumas funcionalidades que vão colaborar para que essa tarefa seja executada de maneira mais dinâmica.
O cadastro nesta plataforma é feita de forma intuitiva, fazendo com que você construa um sólido banco de dados, que vai te dar informações de fato relevantes. Quando você coloca essas notas pessoais em um papel, elas não conseguem te dar um panorama da situação dos alunos em sua instituição.
Só com essa característica um sistema de gestão de cursos já se tornaria fundamental, mas ele ainda tem outras funcionalidades que também são indispensáveis, e te ajudarão no controle de inscrições.
Uma delas é o uso de tags durante o cadastro. Essa ferramenta te auxiliará a segmentar a sua base. Vamos supor, a Aline Medeiros vai fazer o curso de AutoCAD em sua escola, você pode identificá-la com uma tag com o nome do curso, seus interesses, gênero, etc. Isso vai gerar mais dados que serão o suporte para outras áreas como a de marketing e vendas.
Cadastro de cursos e turmas
O momento de formar os cursos e turmas não precisa ser um problema se você informatizar seus processos. Com um painel de inscrições, você pode cadastrar as formações que são oferecidos pela sua empresa, essa é uma ferramenta de um sistema de gestão de cursos que vai te ajudar a otimizar sua administração. Alguns dados que essa opção te permite preencher:
- Tipo: você pode definir a categoria do seu curso. Ele será presencial, in company ou virtual
- Nome do curso.
- Reciclagem: ele é um curso que tem certificação datada?
- Em que conta bancária o pagamento dos valores referentes ao custo curso irá cair.
Outra funcionalidade interessante: inserir as informações referentes à cada turma aberta dentro dos cursos cadastrados. Você pode criar quantas desejar. Além de adicionar, você também pode excluir.
Na própria página onde essas turmas estão cadastradas, está disponível um panorama com informações de qual delas tem mais alunos, quais são mais rentáveis, etc. Os dados que são interessantes de inserir na hora do cadastro são:
- Valor do curso.
- Forma de pagamento: a vista ou a prazo, com ou sem juros, dinheiro ou cartão de crédito.
- Disponibilidade de vagas.
- Datas de início e fim das atividades.
- Horários.
Preencher todos os campos possíveis, é considerado uma boa prática, pois, gera mais informações. E tomando esses dados como base você terá mais amparo na sua tomada de decisões. Isso vai fazer com que as coisas se aproximem da exatidão, colaborando para o seu processo de gestão.
Controle financeiro
Um sistema de gestão de cursos pode otimizar o gerenciamento financeiro de sua instituição. Com algumas funcionalidades você pode deixar tudo mais organizado e integralizado. Isso permite que você tenha a real noção de como andam suas finanças.
- Lançamento de despesas: insira os gastos que sua instituição tem na plataforma e fique ciente de sua situação financeira;
- Acompanhamento das mensalidades: o sistema de gestão de cursos te mostra qual é a situação de cada aluno: a data de vencimento está próxima, a conta já foi paga ou ele está inadimplente?
- Contas a pagar: insira a data limite para pagamento de cada despesa, suba arquivos com o comprovante de quitação.
- Receitas atualizadas: saiba todo capital que entra na conta de sua instituição.
Funil de oportunidades
Essa funcionalidade vai ajudar muito o seu time de vendas. Aqui, você consegue saber em que estágio do funil estão as pessoas que pretendem fazer algum curso em sua instituição. Ele te permite identificar a jornada que um cliente segue e quais são os principais marcos. Assim você vai conseguir planejar melhor cada etapa, prevendo qualquer gargalo que possa vir a surgir, e que impeça um sujeito de efetuar uma compra.
Marketing
A comunicação é uma ferramenta muito importante para captar e fidelizar clientes. Estabelecer estratégias para essa área é fundamental para que sua empresa seja bem sucedida. E até nesse tipo de atividade você pode contar com o auxílio de um sistema de gestão de cursos.
Através do módulo de marketing você pode disparar e-mails e SMS para a sua base de dados. Esses envios podem de ser de várias naturezas: para um primeiro contato a fim de que um sujeito cogite a contratação dos seu serviço, até cobrança por inadimplência.
Você pode fazer esses disparos de forma convencional, dessa forma os envios são feitos no momento em que você desejar no espaço destinado às mensagens. Mas ele também pode ser automatizado, basta cadastrar eventos que farão que o seu cliente receba o seu recado de forma automática.
Isso pode ser realizado em casos como o de atraso de mensalidades, assim que o sistema identificar que a data de pagamento expirou, ele envia um e-mail ou um SMS. Automatizar sua campanha torna sua estratégia mais efetiva e permite que a sua equipe gaste o tempo que foi economizado com outras atividades.
Relatórios de desempenho
Você precisa de métricas que mensuram como cada ação realizada por você e sua equipe está se saindo. De nada adianta esforços sem a possibilidade de comprovar se eles funcionam. Afinal, eles costumam envolver tempo, dinheiro e pessoal.
Por isso, um sistema de gestão de cursos envia automaticamente relatórios e gráficos com os dados do financeiro, marketing e administrativo. Assim fica bem mais fácil de manter a sua instituição funcionando de maneira harmônica.
Certificação automática
Gastar um tempo grande com atividades que são simples é muito frustrante, não é mesmo? A emissão de certificados é uma desses tipos de tarefas, mas você pode tornar a sua execução mais rápida.
Faça um upload de um arquivo com variáveis que serão substituídas automaticamente pelos dados de cada aluno. Entenda melhor como essa ferramenta funciona nesse post que fizemos com algumas dicas para facilitar sua gestão.
Integração com Plataforma EAD
Além de todas as funcionalidades focadas na gestão, é possível integrar seu sistema a uma plataforma EAD. Esta ferramenta favorece diretamente os alunos e professores de seus cursos, afinal neste espaço é possível:
Disponibilizar videoaulas;
- Abrir foruns da descrição para alunos e professores;
- Realizar provas;
- Compartilhar arquivos;
- Acompanhar os alunos e muito mais!
E aí, ficou convencido da importância que um sistema de gestão de cursos vai ter para o seu negócio? Você pode pedir uma demonstração gratuita do nosso software, o TrausEdu, e ver na prática como a plataforma funciona. Depois nos diga o que achou, seu feedback é muito importante!
