Capacitar escolas e cursos para atrair novos estudantes é, sem dúvida, um dos principais desafios que percebo diariamente no universo educacional. O cenário do Brasil é amplo e diverso, com realidades muito distintas em cada região e tipo de instituição. Conforme dados do Censo Escolar 2024, por exemplo, já há quase universalização para crianças de quatro e cinco anos, mas o cenário é outro em modalidades como ensino médio, EJA e cursos livres.
As escolas vivem um ciclo constante de busca pelo equilíbrio financeiro e pela sustentabilidade institucional. Atrair mais interessados não é só aumentar o número de matrículas. Trata-se de criar relações de confiança, fortalecer a reputação e, claro, entregar uma experiência diferenciada para as famílias e estudantes.
A jornada para crescer exige visão, estratégia e execução.
Nestes meus anos de vivência com gestores, professores e profissionais da educação, aprendi que o sucesso está no planejamento detalhado de cada etapa. Por isso, listei abaixo 11 passos práticos e estratégicos para captar mais alunos e impulsionar o crescimento escolar de forma consistente – da definição de objetivos à análise de resultados.
Desafios atuais para atrair e manter estudantes
O contexto da educação no Brasil é dinâmico e, ao mesmo tempo, desafiador para quem precisa aumentar o número de matriculados. Dados do Censo Escolar 2023 mostram a prevalência das matrículas em escolas municipais e estaduais, enquanto a rede privada concorre tanto entre si quanto com instituições públicas. Há, ainda, a oferta crescente de cursos livres, idiomas e opções híbridas, o que amplia a concorrência.
Diante dessa realidade, escolas enfrentam obstáculos como:
- Concorrência elevada e diversificada;
- Dificuldade de se diferenciar perante famílias cada vez mais exigentes;
- Necessidade de automatizar processos e reduzir custos para equilibrar o orçamento;
- Transformações digitais e mudanças nos hábitos de consumo de informação;
- Ajustes frequentes em relação ao currículo, sempre buscando atender novas demandas da sociedade.
Essas barreiras não impedem o crescimento, mas exigem posturas proativas.
1. Traçar objetivos claros e mensuráveis
Sempre defendo nas consultorias que sem metas claras, a escola caminha sem rumo. Definir onde se quer chegar é o ponto de partida para qualquer estratégia de atração ou ampliação do número de alunos.
Costumo recomendar que os objetivos sejam:
- Específicos: “Aumentar em 25% o número de novas matrículas no próximo semestre”, por exemplo;
- Mensuráveis: Defina um número ou percentual realista;
- Alcançáveis: Metas compatíveis com o momento da instituição, recursos disponíveis e perfil do público;
- Relevantes: Que gerem impacto positivo para a escola como um todo;
- Com prazo definido: Estabeleça datas para cada etapa, monitorando o progresso.
Quando a escola define objetivos, consegue alinhar melhor a comunicação, os investimentos e o engajamento da própria equipe. Já vi em vários projetos que publicar sem saber a quem se destina acaba diluindo esforços que poderiam ser otimizados desde o início.
2. Compreender e segmentar o público-alvo
O perfil das famílias e estudantes precisa ser entendido em detalhes. O erro mais comum que encontro é agir com base em suposições ou informações antigas. É preciso investigar:
- Quem são os responsáveis pela decisão?
- Quais faixas etárias ou séries/níveis mais procurados?
- O que valorizam (preço, infraestrutura, projeto pedagógico, diferenciais)?
- Hábitos de busca e canais de informação preferidos?
Hoje, ferramentas como pesquisas online, formulários e análise dos próprios dados internos do sistema de gestão facilitam essa leitura. Muitos gestores que conheço usam a Traus justamente para manter o cadastro sempre atualizado, segmentando contatos e histórico de interesse, o que é fundamental para ações personalizadas.
Conhecer muito bem o público que se quer atrair é ganhar vantagem desde o começo.
Segmentando corretamente, fica mais fácil individualizar comunicações, preparar abordagens mais certeiras e impulsionar resultados já nos primeiros ciclos da estratégia.
3. Estruturar o funil de captação: etapas e ações
Adotar um funil bem definido é uma forma de visualizar todo o processo de atração e conversão de novos estudantes. Pelo que vi em várias escolas, o funil típico tem três grandes fases:
- Topo – Atração: Onde se geram contatos e despertam curiosidade;
- Meio – Relacionamento: Qualificação e esclarecimento de dúvidas;
- Fundo – Conversão: Formalização de matrícula e integração do novo aluno.
Cada etapa exige ações específicas:
- Atração: Divulgação nas redes sociais, parcerias locais, produção de conteúdo relevante, anúncios geolocalizados;
- Relacionamento: Nutrição por WhatsApp, e-mail marketing, webinars ou eventos abertos, atendimento personalizado;
- Conversão: Envio ágil de propostas, visitas técnicas, diferenciais exclusivos, esclarecimento rápido de condições e contratos.
O importante aqui é não deixar “vazamentos” – ou seja, interessados que somem ao longo do caminho sem receber o devido acompanhamento.
Usar um sistema de gestão escolar, como a Traus, permite acompanhar passo a passo cada contato, marcando interesses, histórico de interações e status atual. Essa visão unificada elimina planilhas soltas e reduz o risco de perder potenciais alunos no percurso.
4. Investir em marketing educacional digital
A presença digital da escola nunca foi tão relevante. O que encontro na prática é que famílias visitam primeiro redes sociais, sites e buscadores antes mesmo de considerar uma visita presencial. Ou seja, o primeiro contato geralmente é online.
O marketing escolar eficaz inclui:
- Site atualizado, responsivo e com informações claras;
- Redes sociais bem nutridas (Instagram, Facebook, TikTok dependendo do público);
- Depoimentos de famílias e alunos (prova social faz diferença);
- Conteúdo relevante: dicas, lives, notícias, vídeos sobre o dia a dia e eventos especiais;
- Anúncios segmentados geograficamente para públicos locais.
Vivenciei escolas que dobraram a procura apenas ao investir em posts orgânicos consistentes e no diálogo próximo por WhatsApp. Mídias digitais aproximam, humanizam a marca e criam oportunidades de relacionamento direto.
Para se aprofundar em conteúdos e dicas sobre marketing educacional, mantenho o blog Traus, sempre atualizado com estratégias práticas, cases e novidades do setor.
5. Produzir conteúdo relevante para a família e o estudante
Um dos segredos da atração escolar está em gerar valor antes mesmo de a matrícula ser fechada.
O conteúdo pode ser diversificado e ir muito além do institucional:
- Dicas de estudos e organização familiar;
- Informações sobre o desenvolvimento infantil e juvenil;
- Webinars com especialistas, ex-alunos ou professores sobre temas atuais;
- E-books com sugestões de atividades ou orientações pedagógicas;
- Séries de vídeos mostrando projetos internos e ações comunitárias.
O conteúdo gera autoridade, educa o futuro estudante e cria empatia, tornando a escola memorável e relevante. Eu mesmo já vi famílias decidirem se inscrever após participarem de uma live ou baixarem um material da instituição.
No portal de buscas do blog Traus, é possível pesquisar exemplos de materiais e temas que geram engajamento real.
6. Realizar campanhas de matrícula e eventos abertos
Campanhas sazonais são momentos cruciais para despertar a atenção da comunidade. Desde ações nas redes até mutirões de matrícula, passando por eventos abertos, a ideia é tornar a escola visível e acessível a todos.
Já organizei ou participei de processos como:
- Sábado de Portas Abertas: visita às instalações, apresentações culturais, oficinas;
- Sessões tira-dúvidas com direção e coordenação;
- Descontos para matrículas antecipadas;
- Lançamento de novos projetos ou turmas para horários alternativos;
- Parcerias com ONGs e empresas do bairro para eventos colaborativos.
Eventos presenciais aproximam as famílias, quebram barreiras e criam vínculos concretos, tornando a decisão de matrícula muito mais natural.
7. Promover os diferenciais e a proposta pedagógica da escola
Uma frase recorrente entre pais e mães: “O que torna essa escola diferente das demais?”. A resposta deve ser clara, sem rodeios, e comunicada em todos os canais.
- É o projeto bilíngue?
- O uso de metodologias ativas?
- Atendimento personalizado?
- Tecnologias exclusivas?
- Resultados em olimpíadas, concursos ou vestibulares?
Esses diferenciais devem aparecer nos materiais impressos, no site, nas redes sociais, nas comunicações automáticas do sistema de gestão e, claro, no argumento da equipe de contato.
Diferencial sem comunicação vira segredo guardado.
Recomendo criar um roteiro claro para toda equipe, treinando todos os envolvidos para que valorizem esses pontos em cada apresentação.
8. Construir parcerias estratégicas com a comunidade
Parcerias multiplicam oportunidades. Vejo escolas crescendo por participarem ativamente de conselhos, associações de bairro, clubes esportivos, igrejas e empresas locais.
- Descontos para colaboradores de empresas parceiras;
- Atividades integradas com projetos sociais locais;
- Oficinas e palestras abertas para a vizinhança;
- Ações conjuntas de comunicação;
- Cursos extracurriculares com professores especialistas da região.
Estar presente na vida da comunidade faz a escola ser vista como agente transformador e gera indicação espontânea.
9. Incentivar programas de indicação de novos alunos
O famoso “boca a boca” ainda funciona, mas pode ser potencializado com campanhas organizadas.
- Descontos em mensalidades para famílias que indicarem novos alunos;
- Brindes para estudantes que trouxerem amigos;
- Reconhecimento público dos principais “embaixadores”;
- Programas de fidelidade ou vantagens cumulativas;
- Gamificação com desafios internos (quantos amigos cada sala consegue trazer?).
Família satisfeita é o melhor marketing que existe.
Vale aqui lembrar de formalizar as regras, comunicar claramente o funcionamento e registrar cada indicação no sistema da escola. Usando Traus, por exemplo, as indicações podem ser monitoradas e resgatadas depois por relatórios detalhados.
10. Automatizar processos de inscrição e atendimento
Na correria do dia a dia, o tempo da equipe deve ser dedicado ao relacionamento, não à burocracia.
Já acompanhei escolas que reduziram em mais de 60% o tempo investido em tarefas administrativas ao integrar soluções como a Traus – que reúnem matrícula online, envio automático de documentos, gestão de pagamentos e histórico dos contatos no mesmo painel.
Processos automáticos aceleram respostas, reduzem o risco de erro e melhoram a experiência de quem faz o primeiro contato.
- Matrícula 100% digital (com checklist para documentação e contrato eletrônico);
- Respostas automáticas por WhatsApp para dúvidas iniciais;
- Notificações de pendências e prazos diretamente no aplicativo ou pelo celular;
- Controle centralizado de todos os passos, do interesse à integração.
Esse tipo de automatização garante agilidade e transmite modernidade – o que, na minha experiência, pesa muito na escolha das famílias.
Na página de teste gratuito da Traus é possível vivenciar como a tecnologia pode transformar o relacionamento com interessados.
11. Monitorar e analisar resultados constantemente
Por fim, não há estratégia sustentável sem acompanhamento das métricas. Avaliar o que funciona – e, principalmente, o que precisa ser corrigido – garante a melhoria contínua.
As principais análises que costumo recomendar são:
- Quantidade e origem dos contatos gerados a cada semana/mês;
- Taxa de conversão em matrículas em cada etapa do funil;
- Custos de aquisição por canal ou ação;
- Satisfação dos novos alunos e famílias no pós-matrícula;
- Retorno financeiro real das campanhas realizadas.
O acompanhamento dos números permite ajustes rápidos, identifica oportunidades e consolida o aprendizado institucional.
Com relatórios automáticos, como os gerados pela Traus, a administração da escola ganha visão analítica, economiza tempo e toma decisões embasadas, não apenas intuitivas.
Conclusão: Crescimento consistente é fruto de estratégia e cuidado
Ao longo da minha carreira, vi escolas de todos os portes multiplicarem resultados ao organizarem seu processo de atração e relacionamento com famílias e estudantes. Não há fórmula mágica nem atalhos: crescer no setor educacional pede planejamento, execução disciplinada e adaptação constante.
Se você busca um parceiro para simplificar tarefas do dia a dia, eliminar planilhas e fortalecer o seu projeto escolar, convido a conhecer a plataforma Traus. Com integração a WhatsApp para avisos e cobranças, relatórios detalhados, matrícula digital e suporte ágil, acredito que fará muita diferença para o seu próximo ciclo de matrículas.
Veja todos os recursos e opções em planos e preços e transforme a rotina da sua escola para captar ainda mais estudantes!
Perguntas frequentes
O que é captação de alunos?
Captação de alunos é o conjunto de ações e estratégias com foco em atrair novos estudantes para uma escola, curso ou instituição de ensino. Envolve desde o planejamento de campanhas e conteúdo até o acolhimento e acompanhamento do estudante, sempre prezando pelo relacionamento e entrega de valor antes, durante e após a matrícula.
Como aumentar a matrícula na escola?
Para aumentar o número de matrículas, oriento combinar comunicação clara sobre diferenciais, presença online, campanhas de indicação, eventos abertos e, principalmente, facilitar o processo de inscrição (inclusive digital). Monitorar resultados e ajustar estratégias também faz a diferença para conquistar novos alunos e reter os atuais.
Quais estratégias atraem mais estudantes?
As estratégias mais eficazes que observo são a produção de conteúdo relevante, marketing educacional digital, programas de indicação, eventos presenciais, comunicação personalizada via WhatsApp ou e-mail e parcerias com a comunidade. A integração tecnológica e o atendimento ágil também são muito valorizados pelas famílias atualmente.
Vale a pena investir em marketing escolar?
Sim, investir em marketing escolar é cada vez mais necessário. Eleva a visibilidade da instituição, constrói reputação e aproxima o público-alvo, gerando mais oportunidades de matrícula. O retorno é potencializado quando o marketing é feito de forma contínua, não apenas em períodos de campanha. Experimente novas abordagens e acompanhe de perto os resultados.
Onde encontrar dicas para captar alunos?
Recomendo acompanhar conteúdos especializados em marketing educacional, blogs de referência e buscar plataformas como a Traus, que publica artigos, cases e novidades em seu blog. Buscar inspiração em experiências reais pode enriquecer muito o processo de planejamento escolar.
