Um dos maiores desafios para qualquer negócio é estabelecer um bom controle financeiro. Para as instituições de ensino não é diferente. Quanto maior o número de alunos, mais difícil se torna a gestão de matrículas, evasão, inadimplência, fornecedores, etc.
Outro grande problema que dificulta essa gerência é a infinidade de documentos financeiros, tais como boletos, comprovantes, planilhas, etc. Fica fácil se perder em meio a tantas informações e números.
Mas o controle financeiro em instituições de ensino não é uma tarefa impossível. Com um planejamento efetivo e o emprego de algumas estratégias, é possível tirar de letra e não tornar essa ocupação um bicho de 7 cabeças, simplificando e muito esse trabalho de gestão. Vamos agora as dicas!
Controle as despesas
É importante levantar e identificar quais são todas as despesas que a instituição tem. No entanto, tenha em mente quais são as demandas prioritárias e quais gastos são indispensáveis, que nunca podem ficar em segundo plano nas contas. Isso garante que as prioridades e as emergências possam ser resolvidas com maior facilidade.
Outro passo importante no controle das despesas é fazer orçamento de tudo o que precisa ser adquirido para a instituição. Com dados exatos dos preços que estão sendo praticados no mercado, fica muito mais fácil negociar os fornecedores e prestadores de serviço. Antes de fechar negócio analise também os benefícios, termos e prazos.
Lide com a inadimplência
As instituições de ensino particulares são um nicho que também sofre muito com as crises econômicas. Um dos reflexos disso é o aumento da inadimplência, situação que interfere no controle financeiro em instituições de ensino. Uma pesquisa feita pelo Semesp (Sindicato das Mantenedoras de Ensino Superior) indicou que o índice de inadiplência foi de 9% em 2016, isso só no ensino superior privado.
A melhor maneira de lidar com o problema é, primeiramente, evitando que ele aconteça. Uma estratégia bastante prática para isso é oferecer vantagens para quem realiza o pagamento antecipadamente, como descontos, por exemplo.
Mas uma vez que a dívida esteja consolidada, é necessário pensar em formas de fazer com que ela seja quitada. Trabalhe com várias possibilidade de renegociação. Ofereça aos alunos opções de como quitar os débitos, realizando parcelamento dos valores, por exemplo. Se esse processo puder ser online, melhor ainda para ambos os lado.
Não esqueça de se certificar que a realização do pagamento seja bastante facilitada para os inadimplentes. Oferecer mais de uma opção (boleto, cartão de crédito, débito automática, transferência bancária) pode reduzir o risco da dívida continuar pendente.
Conte com um sistema de gestão
Bons sistemas de gerenciamento possuem como funcionalidade disparos de SMS e e-mail marketing segmentado, ou seja, é possível mandar mensagens específicas para contatos determinados. Isso permite que você envie para os alunos mensagens alertando sobre a aproximação do vencimento de boletos, evitando o problema da inadimplência citado acima, por exemplo.
Um software de gestão de cursos e treinamentos permite ainda que todas as transações financeiras possam ser feitas e visualizadas no ambiente virtual, dispensando o uso de papel e o transtorno de vários processos burocráticos totalmente dispensáveis.
Algumas plataformas, como o ClassControl, contam com uma funcionalidade que permite a realização de vendas online, sendo possível que o aluno adquira um curso via site e com diversas formas de pagamento, como boletos, cartão de crédito e de débito, minimizando as taxas de inadimplência, já que a compra só será efetivada após a confirmação da quitação
Essa é, inclusive, uma das vantagens dos cursos online e plataformas EAD. De maneira independente, o aluno poderá comprar os treinamentos de seu interesse, realizar o pagamento e assistir às aulas. Sem transtornos para a instituição e com os custos reduzidos.
Outro diferencial que ajudará muito no controle financeiro de quem utiliza um sistema de gestão, é que cada lançamento de pagamento de matrícula e/ou mensalidade é registrado automaticamente na sua receita, dispensando processos manuais e massantes.
Registre tudo
Esse é mais um momento em que um sistema irá te ajudar. Nele é possível registrar todas as contas a receber e conta a serem pagas além de comprovantes, extratos de banco, recibos,notas fiscais e qualquer outro tipo de documento financeiro. São vários processos que quando catalogados, economizarão tempo e evitarão muitos transtornos, entre eles:
- Lançamento de despesas – insira os gastos que sua instituição tem na plataforma e fique ciente de sua situação financeira;
- Acompanhamento das mensalidades – o sistema de gestão de cursos te mostra qual é a situação de cada aluno: a data de vencimento está próxima, a conta já foi paga ou ele está inadimplente?
- Contas a pagar – insira a data limite para pagamento de cada despesa, suba arquivos com o comprovante de quitação.
- Receitas atualizadas – saiba todo capital que entra na conta de sua instituição.
Gostou das nossas dicas sobre controle financeiro em instituições de ensino? Aproveite e deixe um comentário. Vamos adorar saber mais sobre as suas experiência sobre o assunto ou receber alguma sugestão.
