A organização de eventos corporativos sempre é algo que levanta muitas dúvidas. A prática exige muito planejamento para que tudo ocorra perfeitamente e todos os participantes saiam satisfeitos.
Quando falamos em eventos corporativos podemos estar nos referindo ao mais diverso leque de ocasiões empresariais, desde treinamentos à solenidades, recepções, conferências, workshops, palestras, apresentações de resultados, comemorações, confraternizações, etc. E cada um deles possui suas particularidades que fazem a diferença na hora de tomar decisões.
Muita coisa precisa ser considerada. Mas a gente vai te ajudar! Montamos um pequeno guia sobre como organizar eventos corporativos de sucesso. Acompanhe o nosso passo a passo com dicas para um eventos incrível!
Conte com uma ótima equipe
Aqui no nosso blog já temos um post que explica como escalar uma equipe de sucesso. Nele contamos melhor sobre o que esperar de cada setor específico. Você pode conferir clicando aqui.
Mas basicamente, você precisará se preocupar com os seguintes serviços em sua equipe:
- Profissionais de comunicação e marketing, responsáveis pelas estratégias e ações de divulgação do evento.
- Fornecedores, já que na grande maioria dos eventos praticamente tudo depende dos fornecedores. Estrutura, cerimonialista, segurança, alimentação, decoração, etc. É importante contar com pessoas e empresas de confiança.
- Profissionais responsáveis pela parte financeira que elaboram e controlam todos os orçamentos, inclusive os gastos extras que podem surgir.
- Uma equipe de seguranças para prezar pela tranquilidade do andamento do evento evitando problemas e confusões. Os seguranças também pode tirar dúvidas e orientar as pessoas.
- Por último, mas não menos importante, conte com pessoas responsáveis pela manutenção e limpeza dos banheiros e dos espaços por onde o público circula, pela reposição de materiais como papel higiênico, sabonete, papel toalha, etc.
Faça as contas
Ao organizar um evento corporativo é essencial determinar qual será o teto de gastos, ou seja, quanto será possível gastar para a realizar o evento. Tendo esse limite em mente, chega a hora de definir quais serão todos os gastos e quanto dinheiro será disponibilizado para cada um deles.
Isso é importante pois só com esses valores é possível escolher pontos muito importantes como o local, a quantidade de pessoas, atrações, buffet, etc. Faça orçamentos de todas as despesas, compare preços e estude o que será mais vantajoso.
Defina o local e a data
Antes de escolher o local, é muito importante conhecê-lo, ou seja, fazer uma visita exploratória para saber se ele atende mesmo todas as necessidades do evento. Preste muita atenção se a localização é de fácil acesso e se todos conseguirão chegar tranquilamente.
O local vai muito de acordo com o tipo de evento, as proporções e o perfil do público, mas geralmente as primeiras escolhas são por hotéis, centro de convenções ou até mesmo na própria empresa se ela tiver a estrutura para isso.
Já em relação à data, converse com os gestores e pense em períodos em que os funcionários não estejam muito atribulados com suas atividades para que não haja conflito e para que a jornada de trabalho do dia seguinte não seja comprometida.
Comece a divulgar e convidar com antecedência
Uma vez definido a data e o local, é hora de divulgar seu evento corporativo. Muitas pessoas fazem isso sem ter essas informações, mas é melhor começar as ações de divulgação com todos os dados já definidos.
Se tratando de eventos corporativos, uma das melhores maneira de comunicar os convidados é através de e-mail marketing, mais personalizável e segmentado, considerado que pode ser que nem todos os funcionários participarão da ocasião.
Divulgue com um bom tempo de antecedência, para que todos consigam se programar, e vá reforçando o recado até a data prevista para que não se esqueçam.
Se preocupe com o pós-evento
Muito se engana quem pensa que o trabalho de organização de eventos corporativos acaba com o fim do evento. Tem-se início tarefas muito importantes que podem ajudar no planejamento e execução das próximas obras.
Portanto esse é o momento de procurar e receber feedbacks dos envolvidos, tanto os participantes quanto de quem trabalhou na realização. Isso pode ser feito de uma maneira mais informal, através de conversas, ou enviando formulários de avaliação. Dessa forma é possível mensurar os resultados, saber o que precisa de melhora e o que deu certo.
Este também é o momento de disponibilizar certificados de participação e materiais complementares, recibos, etc., sempre que for necessário.
A preocupação com o pós evento é necessária para que todos os envolvidos fiquem com uma ótima impressão e estejam dispostos a repetir a experiência.
Conte com uma plataforma de gestão
Uma plataforma CRM pode ser util em todo o processo, mas vamos destacar dois principais pontos. O primeiro é com a inscrição. É possível fazer o cadastro dos participantes no sistema e inserir diversas informações que te auxiliarão em outros processos, como os da área de marketing na hora de divulgar o evento.
As tags serão essenciais para filtrar os participantes por informações relevantes, como seu cargo, outros eventos que já compareceu, lugar onde mora, etc. Saiba mais lendo este post!
Já o segundo ponto com o qual um sistema tem tudo para te ajudar e com a emissão de certificados de participação. Com o NeritEduca não é necessário
fazer os certificados de forma manual, é só inserir as variáveis nos locais destinados às informações específicas do evento e/ou do participante. Assim você não terá de ir colando nome por nome e ir imprimindo aos poucos.
