Seja para o ingresso de novos alunos, seja para realizar a rematrícula, é necessário que instituições de ensino e empresas de cursos e treinamentos possuam ferramentas e estratégias para otimizar o processo de matrícula.
Esse procedimento deve ser o mais simples e descomplicado possível, já que muitas vezes representa o primeiro contato do aluno ou responsável com a instituição de ensino após a efetivação da compra de um curso ou treinamento.
Qualquer problema ocorrido nesse estágio pode impactar negativamente a forma com que as pessoas enxergam seu negócio, projetando nas aulas e em futuras interações uma má impressão gerada na matrícula.
Mas existem várias abordagens e técnicas capazes de transformar para melhor a maneira de efetuar esse procedimento. O momento do primeiro cadastro não precisa ser tumultuado e sofrido, nem para alunos e nem para a empresa e colaboradores. Este post traz dicas eficientes de atitudes que podem ser tomadas ou ferramentas que podem ser utilizadas para otimizar o processo de matrícula. Vamos começar!
Identifique os principais problemas
Esse é o primeiro passo a ser tomado! Saber onde estão os principais problemas irá fornecer o caminho para a otimização do processo de matrícula e para deixar tudo bem mais rápido, eficiente e menos burocrático o possível.
Isso é possível a partir de duas maneiras. A primeira é realizando uma pesquisa com os clientes ao final da matrícula. Essa pesquisa pode ser feita de diversas formas: enviando formulários por e-mail, através de SMS, com enquetes no próprio site da instituição, por telefone, etc. É importante saber se o cliente está satisfeito com todo o serviço que lhe é prestado, e o processo de matrícula também pode ser beneficiado com a análise dessas informações.
Ao final dessa avaliação feita pelo cliente é importante agradecer pelo feedback e salientar que as perguntas servirão para oferecer sempre a melhor experiência.
A outra maneira é passando um “pente fino” pessoalmente na plataforma e em todo o processo de inscrição. Se coloque no lugar do aluno e refaça todos os passos pelos quais ele passa para conseguir efetuar a matrícula. Esses passos te fornecerão uma boa visibilidade do que está indo bem e do que pode melhorar e precisa ser corrigido.
Estabeleça datas e prazos
Algumas instituições realizam o processo de matrícula em fases, isso pode variar bastante. Mesmo que esse não seja o caso e a inscrição seja feita em apenas uma etapa, é necessário que haja um período definido, o que que traz maior controle sobre o início dos cursos ou treinamentos.
Mas junto esse passo de ter sempre datas e prazos bem determinados, mantendo um cronograma das fases do processo de matrícula, é essencial fazer com que os interessados pela matrícula sejam sempre informados. O que nos leva ao próximo tópico.
Comunicação e suporte muito bem estruturados
Para que o cronograma estabelecido acima funcione corretamente é necessário que toda a comunidade envolvida na matrícula esteja ciente dos prazos e datas existentes.
Sabemos que imprevistos acontecem e esses períodos podem ser alterados por diversos motivos, mas nunca deixe que isso não seja noticiado. Certifique-se que os alunos ou pais serão informados com o máximo de antecedência possível, assim como qualquer colaborador ou funcionário que de alguma maneira esteja envolvido com a matrícula.
Isso pode ser facilmente feito através de uma plataforma CRM que conte com a funcionalidade de envio de SMS e email segmentados, que podem ser configurados para conterem lembretes e aviso das datas importantes. Falaremos um pouco mais sobre isso um pouco mais abaixo.
O canal de suporte também deve estar sempre aberto e disponível e em pleno funcionamento, sempre apto a oferecer todas as informações para o público e tirar qualquer dúvida que possa surgir e receber problemas caso eles ocorram. A importância da comunicação volta a aparecer. A equipe de suporte só será capaz de repassar informações se sempre estiver inteirada de tudo que se passa com o processo de matrícula, isso inclui bugs do sistema, erros, alterações, etc.
Automatize o processo de matrícula usando um sistema de gestão
Algumas instituições de ensino ou empresas de treinamento ainda lidam com inscrições e matrícula de forma manual. Isso requer muito trabalho dos colaboradores, além de fazer com que os alunos ou responsáveis se desloquem pessoalmente para entregarem formulários ou realizarem pagamentos, por exemplo, e ainda abre muita margem para erros ou extravios.
O tempo gasto com isso é imenso e pode se estender ainda mais caso haja algum problema na entrega desse tipo de correspondência. Mas todas essas operações podem ser facilmente feitas online com o uso de um software de gestão.
Um dos principais problemas enfrentados pelos alunos ao realizar matrículas online é a instabilidade do site ou plataforma em que o processo é ambientado. Muitas pessoas acessando a plataforma ao mesmo tempo pode sobrecarregar o sistema e fazer com que páginas não sejam carregadas, a conexão falhe, bugs aconteçam, etc. Uma plataforma de gestão de ensino é capaz de fornecer toda a estabilidade necessária, além de ser responsiva, podendo ser acessado de diversos dispositivos.
Utilizar um sistema de gestão oferece ainda mais vantagens. É possível gerar contratos automaticamente, certificados e emitir relatórios que serão muito úteis na administração educacional e no controle financeiro da instituição. Na própria plataforma podem ser inseridos os dados do aluno, o curso que ele irá fazer e forma de pagamento, que também pode ser feito online se o site possuir e-commerce.
Gostou das nossas dicas sobre como você pode otimizar o processo de matrícula? Conta pra gente nos comentários se você já trabalha com alguma delas. Esse tipo de estratégia é muito importante para garantir a satisfação e o encantamento dos alunos.
